Compliance kommt als Begriff aus der amerikanischen Finanzbranche, wo mit Compliance insbesondere die Vermeidung und Überwachung von Risiko- und Insidergeschäften beschrieben wird. Mit Compliance wird die Einhaltung von Rechten, Gesetzen und Richtlinien, aber auch die eigenen unternehmensinternen Richtlinien beschrieben. In Deutschland kam der Begriff des „Ehrbaren Kaufmanns“ dem früher am nächsten. Allerdings umfasst Compliance inzwischen nicht nur das Wirtschaftsrecht, sondern auch andere Rechtsgebiete wie das Arbeitsrecht.
Wie tiefgehend eine mangelnde Compliance Vorsorge sein kann, wird häufig erst bemerkt, wenn es zu spät ist. Durchsuchen Beamte des Zolls und der Steuerfahndung Geschäftsräume der Zentrale und der Niederlassungen und die Wohnungen und Häuser der Mitglieder der Geschäftsführung und der Personalverantwortlichen ist guter Rat teuer.
In der Beratungspraxis werden aus Subunternehmern häufig schnell Scheinselbständige. Es drohten Forderungen der Rentenversicherung in siebenstelliger Höhe, Forderungen des Finanzamtes bei Lohn- und Umsatzsteuer und Freiheitstrafen bei den verantwortlichen Organen. Das Risiko ist häufig nicht im Fokus ein Risiko und Compliancemanagement fehlt häufig.
Die Geschäftsleitung haftet für gesetzeswidriges Verhalten der Mitarbeiter und kann auch strafrechtlich belangt werden, wenn die Regelverstöße der Mitarbeiter auch auf pflichtwidrig fehlende Compliance-Strukturen bzw. Kontrollen der Unternehmensleitung zurückzuführen sind. Eine funktionierende Compliance-Struktur innerhalb eines Unternehmens erfüllt daher eine wichtige Schutzfunktion für das Unternehmen und seine Verantwortungsträger. Risiken in Form von Sanktionen und Rufschädigungen werden vermieden oder zumindest erschwert.
Arbeitsrechtliche Compliance: Gerade im Arbeitsrecht existieren Dutzende von Schutzvorschriften und Regelungen, die es zu beachten gilt. Die Regelungen zum Mindestlohn, der Arbeitszeit, zur Arbeitnehmerüberlassung, die Vorschriften zur Antidiskriminierung, zur Tariffreiheit und Mitbestimmung im Betriebsverfassungsrecht oder tarifvertragliche Vorschriften, um nur einige wenige zu nennen.
Arbeitsrechtliche Regelungen bestimmen die Arbeit der Personalverwaltung und des Unternehmens. Compliance im Arbeitsrecht spielt daher eine immer wichtiger werdende Rolle, gerade auch im Rahmen der Personalverwaltung. Von Beginn über Dauer bis hin zum Ende und der Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses.
Bereits bei der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses helfen Compliance-Richtlinien, Risiken und Fehler zu vermeiden. Insbesondere durch die Einhaltung des durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtsgeprägten Fragenkatalog „Was darf ich als Arbeitgeber fragen und was nicht?” werden erhebliche Risiken vermieden. Die Ouvertüre im Bewerbungsverfahren setzt sich im laufenden Arbeitsverhältnis fort. Eine Vielzahl von Vorschriften bestimmen insbesondere den Umgang des Arbeitgebers mit den Mitarbeitern.
Compliance im Arbeitsrecht ist also ein ständiger Begleiter. Auch in der arbeitsvertraglichen Gestaltung und bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Compliance-Richtlinien ein weiterer Bestandteil, so etwa rund um die Vorschriften der DSGVO oder bei der Frage der Nutzung elektronischer Daten, etwa zur Zeiterfassung im Homeoffice in Zeiten von Corona.
Wie können Unternehmen Compliance-Richtlinien kontrollieren und durchsetzen? Die Lösung basiert auf mehreren Säulen
Prävention
Kontrolle
Sanktionen
Prävention bedeutet, dass sich das Unternehmen zur Durchsetzung seiner Compliance-Richtlinien einer guten Organisation versichert.
Hierzu ist das Unternehmen angehalten, eine spezifische und effektive Compliance-Organisation auf die Beine zu stellen, die mit sachlichen und personellen Ressourcen ausgestattet ist. Diese geschaffene Organisation muss darauf achten, dass das Regelwerk der Unternehmenskultur entspricht und diese fördert.
Der ethische Anspruch des Unternehmens und die sonstigen unternehmerischen Ziele, aber auch das Verständnis der Unternehmensleitung und der weiteren Mitarbeiter sollten aufeinander abgestimmt sein. Diese Regeln erstrecken sich im Idealfall auch auf die Zusammenarbeit mit eigenen Lieferanten, Subunternehmern, Beratern und Kunden. Sie helfen dem Unternehmen auch solche Risiken im Fokus zu behalten, die aus der Zusammenarbeit mit Dritten resultieren, so etwa das Risiko der Scheinselbständigkeit.
Kontrolle der Einhaltung der Regeln ist unabdingbar.
Neben der Schaffung einer spezifischen und effektiven Compliance-Organisation und der Aufstellung eines maßgeschneiderten Regelwerks ist die Kontrolle der Einhaltung der Regeln die zweite Säule einer guten Compliance-Organisation.
Diese Aufgabe sollte, nach entsprechender Schulung, von der Unternehmensführung und von leitenden Angestellten übernommen werden. Neben der unmittelbaren Kontrolle durch die Beauftragten des Unternehmens kommt auch die Einführung einer Mitarbeiterselbstkontrolle etwa durch die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, oder aber die Einbindung des Betriebsrats in die Kontrolle, durch Erteilung eines entsprechenden Mitspracherechts, da dieser regelmäßig das besondere Vertrauen der Arbeitnehmerschaft genießt.
Sanktion als Folge des Verstoßes ist unerlässlich. Die Sanktion des Mitarbeiters, der gegen die Complianceregeln verstößt, kann auf verschiedenen Stufen erfolgen. Dies reichen von der bloßen Ansprache oder Ermahnung über die arbeitsrechtlich relevante Abmahnung, bis hin zur ordentlichen oder gar außerordentlichen Kündigung. Aber auch die Zusammenarbeit mit Dritten kann Gegenstand des Regelverstoßes sein und ist dann entweder für die Zukunft regelkonform gestaltbar oder ansonsten zu beenden. Sanktion im Sinne einer Rechtsfolge kann aber auch die Einführung eines modifizierten Compliancesystems sein, um die festgestellten Versäumnisse in der Zukunft ggf. schon früher zu identifizieren.
Im Idealfall kontrolliert sich Compliance im Hinblick auf seine Effektivität selbst und ständig. Im Negativfall dient sie nur als – gefährliches – Feigenblatt. Eine Complianceorganisation sollte nie nur ein Papiertiger sein. Im Falle eines Strafverfahrens wirkt der Vorwurf mangelnder Überwachung und Effizienz schwerer als der Bonus für ein – nur auf dem Papier bestehenden – Compliancesystems.
Im Mittelpunkt der Compliance im Arbeitsrecht stehen wichtige Vorschriften. Diese betreffen u.a.:
Heute dürfte, vor dem Hintergrund der international bekannten Compliance Fälle von Siemens über VW Diesel und unzählige mehr, hinreichend deutlich sein, dass die Nichtbeachtung von Gesetzen und selbst festgelegten Regelungen zu existenzbedrohenden Sanktionen für das Unternehmen und die persönlich Verantwortlichen führen. Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen im Rahmen interner Untersuchungen (internal investigation) Risiken aufzudecken und zukünftig zu vermeiden. Wir begleiten Sie im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren und helfen Ihnen bei dem Aufbau eines effizienten Compliancesystems.
Die Unterstützung und Beratung unserer Mandanten in Compliance Fragen ist ein integraler Bestandteil unserer arbeitsrechtlichen Beratung, bei der im Übrigen auch die strafrechtliche Prävention oder Verteidigung seit Jahrzehnten erfolgreich eingebunden ist. Lassen Sie sich gerne von unseren Experten zum Thema Arbeitsrechtliche Compliance beraten!
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Auch in unserer Sprache und Kommunikation möchten wir jeden Einzelnen einschließen. Dies kann jedoch nicht immer explizit und ausformuliert sein, insbesondere in Fachtexten beispielsweise in rechtlichen Angelegenheiten stehen für uns die gute Lesbarkeit sowie die Verständlichkeit im Vordergrund. Dies gilt umso mehr für Menschen, die nicht muttersprachlich deutsch sprechen. Deshalb sehen wir ohne Wertung von Sternchen und anderen Sonderzeichen ab und bitten jeden, sich in unserer Kommunikation angesprochen zu fühlen. Hierdurch vermeiden wir unnötige Hürden bei der Integration von Menschen, die nicht mit der deutschen Sprache aufgewachsen sind. Zudem folgen wir damit den geltenden Regeln des „Rat für deutsche Rechtschreibung“.